É um fato: algumas pessoas produzem mais do que outras. A boa notícia é que seu nível de produtividade não é estático, ou seja, você pode se desenvolver para REALIZAR mais. Uma abordagem sistemática pode te ajudar na forma como vocẽ está querendo ser mais produtiva, reduzindo a confusão e aumentando sua clareza.
Mas, então… COMO ser mais produtiva? A resposta está em aplicar as 3 etapas que descrevo abaixo.
Vamos lá?
Quer ser produtiva? Comece registrando tudo que demanda uma ação. Tudo mesmo! Seja uma tarefa grande ou pequena, simples ou complexa, pessoal ou profissional, etc. TODAS as tarefas precisam ser registradas.
Etapa 1 – Registrar: tire da cabeça e deposite nas ferramentas
Quer ser produtiva? Comece registrando tudo que demanda uma ação. Tudo mesmo! Seja uma tarefa grande ou pequena, simples ou complexa, pessoal ou profissional, etc. TODAS as tarefas precisam ser registradas.
Possíveis problemas na Etapa 1:
- Enrolar muito para executar algo
- Fazer só o que dá vontade e não o que de fato precisa ser feito
- Tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo
- Planejar, planejar, planejar, mas não realizar
Você deve se perguntar: mas eu devo registrar até aquelas tarefas mais “bobinhas?”. Sim!
As tarefas “bobinhas” podem consumir muito da nossa energia caso não sejam registradas, pois nosso cérebro fica frequentemente nos lembrando que precisamos realizá-las, além de nos deixar mais ansiosas.
Ferramentas para seu Sistema de Produtividade
- Calendário: para registrar os compromissos, ou seja, tudo que tem data e hora marcada.
- Lista de Tarefas: para registrar aquilo que precisa ser feito o quanto antes, mas não tem data e hora marcada.
Cumprindo essa organização, seu cérebro vai se sentir LIBERADO para focar no que é realmente importante: PRODUZIR
Uma boa forma de avaliar se você está registrando tudo satisfatoriamente é se questionar: se alguém chegar na sua casa agora, pegar seu calendário e sua lista de tarefas, esta pessoa conseguirá viver a sua vida?
Se sim você está registrando bem, parabéns! Se não, está faltando realizar alguns registros
Essa divisão entre compromissos e tarefas foi estabelecida por um método chamado GTD – Get Things Done. Para conhecer mais, você pode ler o livro.
Etapa 2 – Realizar: dedique tempo e energia com consciência
Se você busca ser produtiva, é muito importante que REALIZE as coisas certas e não simplesmente encha o seu dia com muitas tarefas. Executar muitas tarefas, mas deixar de executar o que é realmente importante não faz nosso dia produtivo
Possíveis problemas na Etapa 2:
- Enrolar muito para executar algo
- Fazer só o que dá vontade e não o que de fato precisa ser feito
- Tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo
- Planejar, planejar, planejar, mas não realizar
Priorizar é essencial
Ao longo do seu dia você tem escolhido as tarefas que vai fazer com base em critérios sólidos, racionais, inteligentes? Ou simplesmente escolhe com base naquilo que dá vontade de fazer?
O problema de agir de acordo com a nossa vontade é que uma hora a conta chega e talvez você não cumpra os prazos e demandas necessárias. As tarefas mais importantes podem ficar acumuladas ou grandes projetos que só dependem de você podem nunca acontecer… Priorizando de forma coerente, você evita essa frustração!
Uma coisa de cada vez
Além da priorização, outro hábito importante nesta etapa é o UNI-FOCO. Existe um imaginário coletivo que o ser humano é multitarefa e multifoco, mas isso é parcialmente verdade. É verdade que a gente consegue fazer duas coisas ao mesmo tempo. Mas a dificuldade surge quando é necessário prestar atenção em alguma coisa.
Se você tiver que fazer duas tarefas, mas uma delas exige foco, você não conseguirá fazer as duas ao mesmo tempo. Por exemplo, você NÃO vai conseguir participar de uma reunião e responder um WhatsApp ao mesmo tempo, ou atualizar um relatório e responder e-mails ao mesmo tempo.
Sempre que uma tarefa pede atenção, ela precisa ser feita isoladamente. Mesmo que você ACHE que está executando as duas coisas ao mesmo tempo, não está. Na realidade, você está simplesmente revezando a atenção entre as duas atividades e com isso perdendo muito tempo.
Caso você sinta dificuldade nessa etapa, sugiro assistir esse vídeo complementar sobre Gestão de Tempo
Etapa 3 – Revisar: mantenha as suas ferramentas de produtividade sempre atualizadas
Uma das poucas certezas que temos na vida é que ela é feita de muitos imprevistos e isso traz a necessidade do nosso planejamento ser VIVO, ou seja, tanto o seu Calendário quanto à sua Lista de Tarefas devem ser sempre atualizados de acordo com os acontecimentos.
Possíveis problemas na Etapa 3:
- Se desmotivar rápido ao longo da sua semana
- Achar que todas as tarefas e compromissos são chatos
- Se estressar quando as coisas saem do planejado
- Se desorganizar nas ferramentas de planejamento
Se alguma coisa mudou, altere nos registros, se alguma coisa nova apareceu, adicione à Lista de Tarefas ou Calendário. Só assim é possível garantir que o seu planejamento esteja sempre atualizado.
Além disso, cada vez que você tem contato com seu Sistema de Produtividade, seja para marcar uma tarefa como concluída ou fazer alguma alteração, isso tem o poder de te motivar porque trás aquela sensação de estar “no controle” da situação.
Por que eu considero a Etapa 3 a mais importante de todas?
A vida sempre dá um jeito de nos mostrar que não estamos no controle e as coisas saem do planejado. Então, além de planejar a sua semana, você vai REPLANEJAR a cada momento que a vida te convidar.
Nesse caso, ao invés de ser aquela pessoa que odeia imprevistos, não sabe lidar com mudanças, prefere desistir quando algo sai do planejado e se desmotiva, você vai olhar para o seu planejamento, vai revisar tudo que for necessário e vai replanejar.
Assim, conseguirá dar andamento às suas tarefas e aos seus compromissos da forma mais produtiva POSSÍVEL diante daquela mudança.
Além dessa revisão constante, eu recomendo que você faça uma revisão completa do seu planejamento, pelo menos uma vez por semana, para garantir que nenhuma tarefa ficou pela metade e que nada foi esquecido.
A REVISÃO SEMANAL é importante também para aprender mais sobre o seu Sistema de Produtividade, analisando o que você fez bem naquela semana e o que você poderia ter feito melhor. Este momento pode funcionar como um ritual semanal para sempre evoluir seus hábitos de produtividade!
