Seu tempo é um recurso finito, então cuidar bem dele é uma competência essencial. Desenvolvendo sua organização pessoal, você consegue gerir suas tarefas, evitar procrastinação e melhorar sua produtividade.
Se você é uma daquelas pessoas que acreditam que organização pessoal é um dom com o qual já nascemos, preciso te dizer que não é isso que demonstram os estudos comportamentais. Seu cérebro é adaptável e pode, com método e constância, aprender novos hábitos, inclusive sobre a forma de organizar suas tarefas.
Dica 1: Para se organizar registre absolutamente TUDO que precisa ser feito
Registre todas as atividades que precisam ser realizadas. Quando falo tudo é tudo mesmo. Sejam tarefas pessoais ou profissionais, grandes ou pequenas, relevantes ou secundárias. Tudo que precisa ser feito deve estar registrado na sua ferramenta de organização pessoal. Pequenas ações podem nos consumir MUITO se não forem gerenciadas.
Quando não registrada, a atividade pode representar uma sobrecarga mental e um desperdício de energia, pois o seu cérebro estará utilizando energia para guardar a informação de que você precisa realizar a tarefa, bem como te lembrar de que ela ainda não foi realizada. Além disso, não anotar tarefas secundárias pode gerar estresse e ser fonte de frustração cada vez que você lembrar que precisava ter feito algo que ainda não realizou.
Dica 2: Escolha UMA ferramenta de organização (e elimine as demais)
A primeira dica para melhorar a sua organização pessoal é escolher UMA ferramenta para realizar seu planejamento, evite ter mais de um sistema de organização. ACABE com as listas espalhadas, os post its pregados por aí, as anotações no celular, os grupos com você mesma no whatsapp, etc.
PS.: Para OUTROS aspectos da sua vida, como finanças, por exemplo, você pode continuar utilizando outras ferramentas de controle… A ideia aqui é escolher um sistema de organização especificamente para administrar suas tarefas.
Dica 3: Pare de procurar uma ferramenta de organização que seja “perfeita”
Não existe A melhor ferramenta para organização pessoal. Existe o sistema de organização ao qual você se adapta melhor. Existem pessoas que utilizam apenas papel e caneta e conseguem produzir bem. Em contrapartida, existem pessoas que compram todos os tipos de agenda, planner, pagam aplicativos para organização pessoal, mas, ainda assim, não conseguem planejar e executar suas tarefas.
O que realmente interessa não é QUAL a ferramenta de organização você irá adotar, mas quando escolher UMA, utilize-a para administrar TODAS as suas tarefas. Se você for uma pessoa tecnológica, você pode gostar de utilizar apps como o Trello, o Asana ou Todoist. Se você for do grupo de pessoas que prefere usar papel pode optar por um planner, agenda ou bullet journal. Ser consistente em um método é mais importante do que a ferramenta em si.
Dica 4: Não misture os compromissos com as tarefas
Qual a diferença dos compromissos para as tarefas?
- Compromissos: Tudo que tem data e hora marcada.
- Tarefas: atividades e ações que precisam ser realizadas
Eu recomendo que você registre os compromissos em um calendário. Já as tarefas serão registradas no sistema de organização pessoal escolhido por você e que melhor se adapte a sua realidade.
Muitas pessoas me perguntam como registrar uma atividade que precisa ser realizada com certa periodicidade. Ex: Faço atividade física todos os dias às 6h, devo registrá-la como compromisso ou como tarefa? Se a atividade já for um hábito para você ela não precisa ser registrada, pois você já realiza automaticamente. Contudo, quando essa atividade ainda não se tornou um hábito, ou seja, ainda não é algo automático, recomendo que você registre.
Se você pretende fazer a atividade todos os dias em um determinado horário, indico que coloque como compromisso. Por outro lado, se for apenas uma atividade que deseja realizar todos os dias sem horário específico, pode colocar na lista de tarefas. Essa escolha é um pouco pessoal, então vai depender da sua rotina.
Dica 5: Separe a sua lista de tarefas em projetos
Sempre que precisar realizar mais de uma atividade para atingir um resultado abra um “projeto”, ou seja, uma Lista de Tarefas separada para esse objetivo. Nessa lista você irá especificar cada uma das ações que precisa ser realizada.
Organize sua Lista de Tarefas como for melhor para você: por projeto, contexto, ferramenta, local, etc…
Dica 6: Faça uma revisão semanal da organização das tarefas
Faça uma “faxina” na sua lista de tarefas. Analise o que já foi realizado e já pode sair da lista, o que ainda precisa ser realizado, o que precisa ser replanejado e o que precisa ser acrescentado. Te indico a fazer algumas perguntas sempre que for revisar sua lista de tarefas:
- Preciso tirar algo?
- Preciso adicionar algo?
- O que mudou?
- O que deu certo?
- O que não deu certo?
- Como posso melhorar meu sistema de organização pessoal?
Se algo não saiu como você esperava tenha em mente que imprevistos fazem parte da vida e replanejar faz parte do planejar.
Por fim, fazer uma revisão semanal da sua lista de tarefas tem o benefício de te manter ligada às prioridades e motivada ao tomar consciência de tudo que realizou durante a semana que passou.
Você quer saber mais sobre replanejar e ainda descobrir como gerir melhor seu tempo? Leia o artigo “Gestão do tempo: 5 dicas práticas para ser mais produtiva no dia a dia”
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